Los eventos itinerantes roadshow siguen siendo una magnífica forma de materializar un proyecto de comunicación en diferentes entornos. Eso sí, su naturaleza logística supone retos que no todas las empresas pueden asumir. Por ello, necesitas prepararte con mucha anticipación para asegurarte de que todo salga a pedir de boca.
¿Qué es un roadshow o evento itinerante?
Una campaña o evento roadshow, generalmente, se lleva a cabo en varias ubicaciones, con el objetivo de llegar a un grupo demográfico clave en diferentes pueblos y ciudades. Estos eventos itinerantes pueden incluir paneles de preguntas y respuestas, oradores, demostraciones de productos, experiencias interactivas y oportunidades de networking.
La idea detrás de un evento como éste, es brindar la oportunidad a los organizadores de llegar a grupos demográficos diferentes para, así, analizar cómo su reacción ante la marca puede diferir de un lugar a otro.
¿Cómo organizar un roadshow o evento itinerante?
Como decíamos al principio, la itinerancia es el principal reto en la organización de esta clase de campañas, pero hay otros que conviene conocer de antemano.
Decidir los aspectos básicos
Antes de lanzarte a la carretera, debes tener claro por qué este tipo de evento es la mejor manera de avanzar y qué esperas lograr con el mismo. Esto significa profundizar en los detalles. Todo, desde la búsqueda de ubicaciones hasta la comunicación constante entre los equipos, ha de planificarse meticulosamente.
Las preguntas más comunes que debes contestar son las siguientes:
- ¿Cuál es el público objetivo?
- ¿Cómo se beneficiará ese público de asistir a este evento?
- ¿Qué temas, contenido y tópicos podrían atraerlos?
- ¿Qué ubicaciones son las más idóneas según los objetivos del evento?
Para dar respuesta a estas preguntas, tendrás que investigar los datos que tengas de eventos anteriores, de manera que puedas conseguir una visión general de los mercados a los que quieres dirigirte. Si ya has organizado otros eventos con una temática similar, no te costará mucho diseñar un plan que te ayude a conseguir tus metas.
Sin embargo, ten en cuenta que al desplazarte geográficamente, todo puede cambiar considerablemente. Por ejemplo, las expectativas de los posibles asistentes, su capacidad adquisitiva o su formación en los temas que vas a tratar, son determinantes para acercarte a ellos de manera localizada.
Contenido geográfico
Cuando empieces la ruta y llegues a diferentes países y ciudades, debes asegurarte de que tus mensajes sean intercambiables, de modo que se adapten al área geográfica en cuestión.
Por ejemplo, si vas a lanzar tu campaña itinerante en un país extranjero, has de traducir el contenido o facilitar su interpretación por parte de los receptores locales de tus mensajes.
También está bien investigar las costumbres locales. En este sentido, servir algunos platos locales o traer artistas famosos en la zona gracias a la secretaría técnica, puede ayudarte a conectar con el público.
Para terminar, no dejes de preguntarte «por qué». Un evento itinerante como un roadshow tiene muchas ventajas y puede hacer patente tu marca en las ubicaciones más interesantes para tu negocio. No obstante, conlleva un esfuerzo importante a nivel presupuestario que no siempre obtiene el retorno esperado, especialmente si la planificación no es la adecuada.
