Cuando se trata de formar a tu equipo para afrontar una tarea grupal y completar proyectos con éxito, una de las actuaciones más convenientes es celebrar una reunión inicial. En este artículo, te explicamos qué es un kick off y cuál es su importancia para crear alineación y estructura, y desarrollar resiliencia ante posibles problemas.
El objetivo principal de un kick off es dejar los objetivos claros, crear entusiasmo y enfocar las tareas. Con este formato de reunión breve y enfocado, estás ayudando a garantizar que se cumplan tus objetivos y que todos los miembros del equipo estén capacitados para hacer un gran trabajo.
Qué son las reuniones kick off
Un kick off es una reunión inicial entre todas las partes interesadas involucradas en un proyecto y está diseñado para determinar el alcance, definir y planificar sus diferentes fases y para ponerlo todo en marcha. El inicio de un proyecto se el momento clave para establecer el propósito y los objetivos de la iniciativa, organizar el equipo y establecer las acciones necesarias para completarlo.
Una reunión kick off está concebida para ayudar a motivar a todos los miembros y dejar claro lo que deben hacer una vez que salen de la sala. Se examina y planifica el trabajo, y se determinan las dependencias y responsabilidades. También se responde cualquier pregunta del equipo.
Si bien no es necesario dejarlo todo confirmado al 100 % al final de la reunión, el equipo debe estar motivado y preparado para dar los primeros pasos necesarios para poner en marcha el proyecto y llevarlo a buen puerto.
¿Para qué sirve?
El propósito de una reunión kick off es brindar a todos los miembros del equipo el soporte necesario para completar el proyecto y permitirles desarrollar sus habilidades según un marco preestablecido. Esto significa alinearse con los objetivos, acordar tareas y responsabilidades, identificar desafíos y avanzar con los próximos pasos.
Durante una puesta en marcha, también se puede resolver cualquier disputa interna, aclarar cómo se desea colaborar y generar entusiasmo y espíritu de equipo para la próxima fase.
Esta clase de encuentros no solo son una oportunidad para compartir información, sino que también sirven para motivar y establecer el tono y las expectativas para el trabajo futuro. Se trata de aspectos especialmente importantes en equipos recién formados. En este caso, también se puede dedicar algún tiempo a romper el hielo y crear vínculos profesionales antes de profundizar en el plan de proyecto.
Cuando las personas se conocen mejor y se conectan como individuos, pueden colaborar de una mejor manera entre sí, y comprometerse entre ellas.
El inicio de un proyecto también es una gran oportunidad para sacar a la luz cualquier desafío o inquietud y eliminar cualquier obstáculo o suposición inicial. Recuerda que cada proyecto es diferente, e incluso cuando se trabaja con un equipo establecido, el lanzamiento es vital para garantizar que se aborden estos matices.
Generalmente, lo aprendido en un proyecto anterior debe tenerse en cuenta en el siguiente. La reunión inicial es un buen entorno para replicar lo que funcionó la última vez, y tratar de evitar cualquier cosa que haya salido mal también.
Ahora que ya sabes qué es un kick off, seguro que al inicio de tu próximo proyecto quieres celebrar esta clase de encuentro. Sin embargo, el auge del trabajo remoto y la globalización, que promueve la colaboración entre profesionales de diferentes nacionalidades, requiere de medios técnicos específicos para llevarse a cabo. Padcelona te ayuda a digitalizar tus reuniones kick off para que la voz de todos los implicados se escuche estén donde estén, además de hacerlos mucho más interativas y participativas. Contáctanos para obtener más información sobre nuestros servicios.
