Cuando se organiza cualquier evento, es muy importante dotarlo de un orden adecuado mediante un guión que garantice la correcta presentación de todos los temas relevantes para los asistentes. Aunque siempre queda margen para la improvisación, la fluidez de una conferencia se articula a través de la planificación previa. Por ello, en los próximos apartados, te explicamos qué es la escaleta de un guión, también conocida como cronograma o regiduría.
Qué es la escaleta de un guión
La escaleta de un evento es el esqueleto de la presentación, un guión estructurado minuto a minuto que establece el rol de cada colaborador y las intervenciones que tendrán lugar. Se trata de repartir el tiempo de exposición y establecer cómo se desarrollará la conferencia desde el comienzo hasta el fin.
Antes de prepararla, es necesario establecer, con total precisión, cómo se va a desarrollar el evento y qué sucederá minuto a minuto. Aspectos cómo quién intervendrá y qué orden, por dónde entrarán y saldrán del escenario, el juego de luces, el uso de sintonías determinadas o las proyecciones en pantalla son algunos puntos destacados que se deben ordenar. Después de tener claro el orden, será necesario plasmarlo en un documento tipo tabla con columnas en los que se indique la sincronización y los siguientes elementos:
- Hora: El minuto en el que tiene lugar cada acción.
- Lugar: La estancia o zona del recinto donde se desarrollará la acción.
- Medios técnicos: La dotación técnica necesaria, como cámaras, luces, pantallas.
- Acción: Qué acción se desarrollará, qué contenido se expondrá y qué medios se activarán. También se han de indicar los descansos.
- Persona responsable: Quien llevará a cabo la acción.
- Funciones: La misión de cada miembro del staff del evento.
Tras realizar tu primer cronograma, te será muy fácil crear los siguientes, ya que puedes usar una plantilla de escaleta del evento para componer las siguientes de manera ordenada.
Escaleta de evento ejemplo
Ahora te mostramos un ejemplo de una entrada de la escaleta de un evento para que te quede claro lo expuesto anteriormente:
- Hora: 9:01.
- Lugar: Escenario principal.
- Medios técnicos: Luces de acento, melodía corporativa y proyección del logo en pantalla.
- Acción: Presentación de la conferencia y del ponente principal.
- Persona responsable: Maestro de ceremonias.
- Funciones: Maestro de ceremonias presenta la conferencia. El técnico de luces aplica la iluminación de acento. El técnico audiovisual introduce el logo en pantalla.
El papel del regidor
El regidor se asegura de que el evento se desarrolle tal y como está pensado. Podríamos decir que esta figura intenta conservar el orden establecido previamente por los organizadores del evento y se ocupa de coordinar el talento y los medios necesarios para su desarrollo.
La escaleta es una de las herramientas destacadas del regidor, ya que le sirve de guía a lo largo de toda la presentación. A partir de este documento supervisa la entrada en escena de los diferentes profesionales que expondrán. Y del resto de miembros del equipo técnico. Desde su perspectiva cenital, procura que todos los recursos que intervienen en la exposición se apliquen en el momento adecuado y cumplan su función con displicencia.
Ahora que ya sabes para qué sirve una escaleta, te recordamos la importancia de tener el evento controlado a nivel técnico para que todo salga perfecto. Aunque cabe cierta flexibilidad en la aplicación de la escaleta, el establecimiento de un cronograma preciso incrementa las posibilidades de éxito de la presentación y su correcta exposición a los asistentes. En Padcelona nos encargamos de elaborar la escaleta de tu evento para que no se escape ningún detalle. Contáctanos para saber más sobre nuestras competencias y descubre todo lo que podemos hacer por tu evento.
