¿Qué es un planificador de eventos? Ejemplo de evento deportivo

Lara Lora
Escrito por: Lara Lora , Marketing & Communications Manager
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Interactuar de tú a tú con la audiencia es un objetivo básico para las organizaciones en la era del engagement. Pues bien, la figura del planificador de eventos ha redoblado su importancia, dada esta necesidad de gestionar las interacciones. Gracias a su intermediación, estas pueden alcanzar objetivos y crear momentos más significativos con sus clientes. 

¿Qué es un planificador de eventos?

Bien, los planificadores de eventos son profesionales especializados en la organización y ejecución de eventos de todo tipo. Puede tratarse de pequeñas reuniones o celebraciones, o de grandes conferencias y festivales.

Sus funciones no se limitan solo a elegir un lugar y organizar la programación. Por el contrario, supone una planificación integral que abarca mucho más:

  • Gestión logística.
  • Coordinación de proveedores.
  • Gestión presupuestaria.
  • Promoción.
  • Creación de experiencias cohesivas para los asistentes.

Planificador de eventos online

Como es lógico, ante el empuje del universo digital, los planificadores de eventos también deben estar preparados para diseñar y ejecutar eventos en línea, y contar con la infraestructura adecuada. Los seminarios web y conferencias virtuales, así como las transmisiones en vivo y experiencias digitales interactivas son cada vez más frecuentes. 

Por tanto, un planificador de eventos online se enfoca en la creación y gestión de eventos virtuales aprovechando plataformas digitales y tecnologías en línea para llegar a audiencias específicas, sin restricciones geográficas.

Para hacer bien su trabajo, deben ser expertos en el uso de plataformas de conferencias virtuales, herramientas de streaming en vivo, etc. Además, deben considerar aspectos como la participación, la seguridad de los datos de los asistentes o la experiencia de usuario.

Ejemplo de planificación de un evento deportivo híbrido

Vamos a ver la planificación de un evento con ejemplo. Se tratará de un evento híbrido en torno a un torneo de golf destinado a atraer tanto a asistentes presenciales como a una audiencia en línea.

1. Definición de objetivos 

Lo primero es reunirse con el cliente para comprender los objetivos del evento. En este caso, las metas pueden ser promocionar el torneo, aumentar la participación y la visibilidad de alguna aplicación como la Business Travel App, brindar una experiencia única tanto a los jugadores como a los espectadores presenciales y en línea.

2. Localización 

Se elige un campo de golf adecuado como sede del torneo. Algunos aspectos a valorar antes de tomar una decisión son la capacidad, la infraestructura de transmisión y la logística para acomodar a deportistas y asistentes.

3. Tecnología y transmisión en vivo 

El planificador se ocupa de establecer contratos con especialistas en tecnologías de transmisión en vivo para asegurar la difusión del torneo. La infraestructura básica abarca cámaras, micrófonos y una plataforma tecnológica online.

4. Experiencia híbrida

Los asistentes presenciales también deben disfrutar de experiencias físicas agradables; es necesario definir áreas de observación estratégicas y otras comodidades propias de esta clase de eventos. Con respecto a la audiencia en línea, se promoverá la interacción a través de chats en vivo, encuestas y sesiones de preguntas y respuestas.

5. Promoción

Asimismo, es muy importante establecer una estrategia de marketing que promueva la participación presencial y virtual. Para lograrlo, se pueden utilizar canales especializados en línea, redes sociales y campañas de correo electrónico.

6. Evaluación y Retroalimentación

Después del evento, el planificador recopila datos sobre la participación, la satisfacción de los asistentes y los resultados alcanzados. Esto le permitirá ajustar su enfoque estratégico para futuros eventos y mejorar la experiencia general.

Conclusiones sobre los planificadores de eventos

En resumen, un planificador de eventos desempeña un papel esencial en la organización y ejecución de una amplia gama de eventos, incluidos los híbridos, que combinan elementos físicos y en línea. Pero, para cumplir sus objetivos, necesita de la tecnología más vanguardista y práctica. 

En este sentido, Padcelona cuenta con una aplicación de gestión de eventos y conferencias virtuales e híbridas, así como control de acceso con código QR, que favorecen una experiencia tangible en un entorno virtual. Lo mejor es que, al contratar tu plan, contarás con la ayuda de un Project Manager desde el inicio del proyecto hasta el final. ¿A qué esperas? Interactúa con tu público en cualquier contexto.

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