La digitalización de las empresas ha dejado de ser una utopía para convertirse en una realidad, incluso una necesidad. Así, en ámbitos como la comunicación empresarial, ya no basta con utilizar un único canal para estar en contacto, no sólo con los clientes, sino también con el resto del equipo. En este sentido, la digitalización adquiere un papel aún más relevante, ya que es necesario contar con las herramientas adecuadas para gestionar correctamente todos los procesos internos y externos de la empresa.
¿Qué son las empresas digitalizadas?
La transformación digital de una empresa consiste en la integración de las nuevas tecnologías en todos los ámbitos de la empresa con el fin de optimizar los procesos internos y externos, al tiempo que se mejoran los servicios prestados o los bienes producidos.
Tiene un objetivo principal: aumentar su productividad y rentabilidad, al tiempo que se reducen los costes mediante la simplificación y automatización de los procesos. Además, permite una mejor gestión de los riesgos y facilita el sistema comercial, lo que se traduce en una mayor competitividad y un aumento de los usuarios y consumidores y, en consecuencia, en nuevas oportunidades comerciales.
¿Cuáles son los retos de la digitalización de empresas?
- Resistencia al cambio: Antes de embarcarse en el proceso de digitalización de una empresa, aunque muchas empresas lo consideran necesario, muestran cierta resistencia a la introducción de nuevas herramientas. Esta oposición suele estar causada por el miedo al proceso de adaptación, especialmente por parte de los empleados, que serán los que las utilicen a diario.
- No tener objetivos claros: hay empresas que se embarcan en el mundo digital pero no siguen con una implementación adecuada. Esto se debe a que no saben cuáles son los objetivos de su proceso digital.
- Modelo organizativo estático: la digitalización de las empresas suele provocar un cambio global. Es decir, se hace necesario modificar los procesos internos si no están adaptados para afrontar el cambio. Aunque este reto es similar al primero que mencionamos, en este caso se trata de un cambio en la organización y la gestión, algo que muchas empresas no quieren cambiar.
- Presupuesto limitado: muchas empresas, por su tamaño medio y su presupuesto limitado, creen que la transformación digital no es para ellas.
5 consejos clave para lanzar un plan de digitalización
Formar a tus empleados
Para superar el miedo al cambio y conseguir que los miembros del equipo dominen los nuevos recursos, es esencial transmitir a los empleados las razones y los beneficios del cambio, los pasos a seguir y, por supuesto, los conocimientos necesarios. Este proceso de formación será permanente en la empresa con el fin de mantener un equipo de trabajo vanguardista que garantice la consecución de los objetivos marcados, e incluso la formulación constante de nuevas ideas y oportunidades de progreso.
Crear un plan de digitalización
Muchas empresas empiezan a implantar nuevas herramientas sin un objetivo claro. Es fundamental saber a dónde vamos y a dónde queremos llegar, determinando de forma concreta la situación en la que nos encontramos. Por ello, es esencial realizar una evaluación de la situación y condiciones actuales de los sistemas de la empresa, ya que nos permitirá tener claro el camino a seguir a la hora de definir los objetivos.
Una vez definida la situación actual, se puede proceder a definir los objetivos a alcanzar. Sólo con un buen plan que contenga los objetivos que se quieren alcanzar tendrá una guía segura y, por supuesto, esto permitirá determinar si es necesario cambiar la estructura organizativa o no.
Utilizar proveedores y asesores digitales
Si va a emprender el camino de la digitalización, es esencial que se rodee de personas expertas en este campo. En este sentido, es importante recurrir a proveedores de servicios que le asesoren y le ofrezcan las herramientas digitales adecuadas para su negocio. Sabrá que está tratando con el proveedor adecuado cuando vea que cumple requisitos como la experiencia en ofrecer soluciones digitales y garantizar un servicio personalizado…
Buscar soluciones adaptadas a tu empresa
Hay muchas soluciones digitales en el mercado, dependiendo del tipo de empresa. Lo importante es encontrar un proveedor que garantice la calidad de los equipos, la diversidad de las herramientas tecnológicas y los sistemas que mejor se adapten a las necesidades de nuestra empresa.
Poner en marcha las herramientas adecuadas
Con un plan de acción bien formulado, para poner en marcha el proceso de transformación digital, es importante adquirir las herramientas y sistemas más potentes del mercado, ya que esto nos asegurará completar con éxito la digitalización de nuestro negocio.
Por ejemplo, entre las soluciones de comunicación disponibles en el mercado, la tecnología utilizada es esencial. No es lo mismo utilizar un sistema de comunicación empresarial que funciona con la tecnología WebRTC que un sistema que funciona con el protocolo SIP. La razón es que con WebRTC podremos comunicarnos entre nosotros, tanto internamente con los empleados de la empresa como externamente con los clientes, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Todo lo que necesitamos es un dispositivo conectado a Internet. Además, a diferencia del SIP, no tendremos que instalar ningún software para gestionar nuestras comunicaciones.
De esta forma, se puede conseguir la digitalización de las empresas de forma sencilla, ya que podremos sustituir dispositivos de comunicación poco flexibles (como las líneas fijas) por dispositivos de uso cotidiano (como un ordenador, un teléfono móvil o una tableta), lo que supondrá un coste mucho menor para la empresa.
Herramientas esenciales para una empresa digitalizada
Soluciones de comunicaciones unificadas
Hoy en día, las llamadas telefónicas no son la única forma en que los clientes pueden ponerse en contacto con las empresas. Canales como la videoconferencia, el chat web o las aplicaciones de mensajería instantánea se han convertido en elementos esenciales que las empresas deben implementar.
Ahora, para gestionar todos estos canales de forma eficaz, es necesario incluir, dentro del plan de digitalización de la empresa, una herramienta que unifique todas las comunicaciones y que nos permita por tanto gestionarlas desde un único lugar, como por ejemplo las centralitas virtuales.
Con ellos, la gestión de los canales de comunicación con los clientes, como WhatsApp para empresas, Telegram o el chat web, será más fácil al estar todos integrados en una única interfaz. No tendremos que cambiar de aplicación para gestionarlas y ganaremos en eficiencia.
Sistemas en la nube
Otras tecnologías que se consideran indispensables son las que funcionan en Internet (como los sistemas de almacenamiento en la nube, la comunicación virtual, el software de gestión de clientes o CRM). Las ventajas que ofrecen en términos de movilidad y reducción de costes han hecho de los servicios en la nube un elemento esencial en el proceso de digitalización de las empresas. Ejemplo de ello serían las soluciones de comunicación WebRTC que mencionábamos antes, que al funcionar a través de Internet facilitan su uso en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Herramientas de colaboración
Hoy en día, con la aparición del teletrabajo, es fundamental contar con herramientas que permitan a los trabajadores colaborar en tiempo real y tener en cuenta los objetivos que se quieren alcanzar. Para garantizar una comunicación eficaz es esencial encontrar proveedores de sistemas que permitan el contacto entre los empleados mediante voz, chat y vídeo. En Padcelona hemos ayudado a cientos de clientes y marcas a adaptar sus procesos al teletrabajo y la virtual, con herramientas que les han permitido continuar sus proyectos como si no hubiera pasado nada.
En definitiva, es necesario que el proceso de digitalización de las empresas evolucione junto con la tecnología. Por ello, las empresas deben permanecer siempre atentas y abiertas a la implantación de nuevas herramientas que les ayuden a maximizar sus esfuerzos y a superar todos los retos que este proceso conlleva.
