Saber cómo organizar un evento de empresa resulta imprescindible para que esta clase de encuentros sean un éxito. Las marcas se acercan a su audiencia, trabajan su lealtad y motivan mejores resultados comerciales a través de eventos diseñados para satisfacer las expectativas de un público concreto.
En los próximos apartados vamos a hablarte de los puntos más destacados de la organización. Te recordamos que en Padcelona somos expertos en la producción y digitalización de eventos y podemos ayudarte a crear y promocionar el tuyo.
Fases de la organización de eventos de marca
Un evento de marca puede respaldar tus esfuerzos de marketing, emocionar a tu audiencia y facilitarte el logro de tus objetivos. Pero ¿cómo realizar un evento empresarial? ¿En qué fases se divide? Vamos a verlas.
Define la propuesta de valor de tu evento
Una vez que hayas establecido el propósito general de tu evento, es hora de estimar el valor que brindará la experiencia al público. Es decir, ¿qué obtendrá la audiencia al asistir a tu evento?
Usa un marco simple para describir y posicionar el valor del evento. Intenta completar este marco con un resumen por puntos que, luego, guiarán tus esfuerzos organizativos.
Establece la marca de tu evento
Después del trabajo preliminar, es momento de establecer los componentes tangibles que ayudarán a dar vida a la marca de tu evento. Echemos un vistazo a algunos de estos componentes con más detalle:
- Nombre: El nombre que uses será una parte clave que ayudará a tu audiencia a identificar tu evento y hablar sobre la experiencia. Tiene que ser algo impactante que resuene en el público.
- Logotipo: Se trata de un atajo visual a la marca del evento. Los asistentes lo verán en sus correos electrónicos, en el sitio web del evento, durante la celebración del mismo, etc. Lo asociarán con lo que representa el encuentro.
- Eslogan: En este caso, un eslogan es una frase corta que transmite la esencia de la marca del evento a través de un mensaje central.
- Tono y voz: El tono y la voz que utilices en el evento y en su promoción le dará a su audiencia una idea del tipo de presentación a la que asistirán. Es posible que quieras definir un tono de voz aventurero, innovador, serio o divertido según tu audiencia, el tipo de experiencia que estás organizando y lo que está tratando de transmitir.
Despliega tu marca
Una vez que tenga todos los elementos de la marca, es hora de comenzar a compartirlos con el mundo.
Asegúrate de que haya coherencia en la comunicación y los materiales de marketing para no confundir a tu audiencia y, lo que es peor, perder registros valiosos. La marca de tu evento influirá en cómo los asistentes lo perciben a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento en que ven cualquier material promocional hasta el correo electrónico final posterior al evento.
Decoración y diseño del espacio
Elige los colores, según tu paleta corporativa, y la estética para los espacios de tu evento (tanto en persona como virtual). Esto te ayudará a crear un hilo visual de marca común y reforzar el tema de la experiencia, e imprimirá estos elementos en la mente de los asistentes.
Trucos para organizar un evento de marca exitoso
La planificación de un evento empresarial conlleva afrontar una serie de desafíos. El más destacado es, lógicamente, ofrecerle al público lo que está esperando obtener del evento.
Si te enfocas en las necesidades de los invitados, es mucho más probable que satisfagas sus expectativas. Vamos con otros consejos básicos.
- Comprende el propósito: Resulta fundamental comprender el propósito del evento antes de comenzar a planificarlo. Si has entendido bien el propósito, puedes poner tus esfuerzos al servicio de objetivos específicos.
- Planifica adecuadamente: La planificación de un evento es mucho más complicada de lo que parece. Hay una gran variedad de aspectos que deben planificarse, como has podido ver en el apartado anterior, si deseas tener éxito. Esto incluye la logística, contenido para el formato de presentación y finalmente, la promoción.
- Presupuesta con realismo: Haz una lista de todos los gastos asociados al evento. Cuanto más meticuloso seas, menos desviaciones presupuestarias enfrentarás a la hora de lanzarlo.
- Delega responsabilidades: Es muy importante asignar trabajo y dar responsabilidades a todos los miembros del equipo. Empieza a asignar tareas desde la fase de preparación hasta la última fase de organización para que todo se gestione correctamente. Y todas y cada una de las personas de la organización estén al tanto de su papel.
- Informa al público objetivo sobre el evento: La promoción de un evento es crítica si desea obtener muchos registros. Tu enfoque de marketing para la promoción estará determinado por diversos factores que incluyen el tipo de evento, los recursos disponibles, el presupuesto y el público objetivo.
- Comprueba que todo esté listo antes del evento: No puedes dejar nada para última hora. Antes de la ejecución final, debes verificar si todos los preparativos se realizaron correctamente. Tu equipo debe tener una idea clara sobre sus roles y responsabilidades. También puedes preparar una lista de verificación y revisarla con anterioridad a la celebración del encuentro.
Ahora que ya sabes cómo organizar un evento de empresa, te darás cuenta del gran número de aspectos que hay que tener en cuenta para que todo salga a pedir de boca. Padcelona lleva más de 10 años organizando eventos para empresas y marcas: podemos ayudarte a conseguir que el tuyo sea todo éxito. Cuenta con un equipo de expertos que te ayudarán a aterrizar tus ideas y convertirlas en una iniciativa sólida y bien planificada.
