Cómo organizar un evento híbrido 

Cómo organizar un evento híbrido 

Debido a la crisis generada por la pandemia, se ha puesto de manifiesto la necesidad de avanzar hacia un futuro más híbrido. Esto ha permitido que muchas apps de gestión de eventos híbridos hayan ganado más terreno en el sector digital. Una de las plataformas que ha surgido para la gestión de eventos híbridos es Ubelong, dedicada a conseguir el máximo potencial de las empresas que confían en ella. 

Como hemos explicado en nuestro anterior blog, qué es un evento híbrido, estos eventos suponen una solución útil para todas aquellas personas que desean asistir a un evento presencial y para aquellas que no. La opción de asistir a un evento de manera virtual supone más flexibilidad para cualquier público, dado que las nuevas tecnologías se han extendido mucho más entre la población general.

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El contenido generado en un evento híbrido deberá transmitirse a los asistentes de dos formas distintas, por lo que es necesario asegurarse de que será interesante y relevante tanto para los asistentes presenciales como los virtuales. El contenido en un evento híbrido es lo más importante, por lo que es necesario que llame la atención y la motivación de los asistentes al evento. 

Para que los eventos híbridos tengan fuerza, es necesario utilizar la innovación y la tecnología adecuada para que la audiencia pueda interactuar entre sí. Al igual que las estrategias de interacción han de ser efectivas en ambas audiencias, evitando que una pueda parecer más importante que la otra, o que tenga más prioridad una que otra.

Elementos esenciales para organizar un evento online

Para organizar un evento híbrido es necesario disponer de las mejores herramientas, empezando por las plataformas de gestión de eventos híbridos. 

Las plataformas de gestión de eventos híbridos como Ubelong, son las encargadas de ayudar al cliente con los detalles que conlleva un evento presencial y digital. Es necesario contar con un espacio para todos los asistentes, al igual que contar con un Hall de bienvenida que les permita acceder a una descripción del evento y descargas de los contenidos más relevantes para ellos, como también será necesario la facilidad para acceder a diferentes salas en las que tendrá lugar el evento y una encuesta dedicada a los asistentes.

El reto al que se enfrentan los interesados en la organización de un evento híbrido es la participación de algunos asistentes digitales, por lo que será fundamental diseñar una experiencia con la que el medio online ayude a la implicación de sus usuarios en el evento. 

La parte virtual del evento híbrido necesita disponer de los mejores dispositivos de software para dar calidad a la experiencia online, lo ideal es que la herramienta digital por la que apostemos permita controlar todas las etapas del evento y personalizarlo al máximo.

En cuanto a la parte presencial, será muy importante disponer de un excelente equipo humano que ayude a los asistentes en su experiencia en el evento, deben contar con suficiente formación para tratar con los usuarios digitales y los asistentes presenciales. Para contar con un evento presencial eficaz, será necesario disponer de una sede que cuente con una decoración y espacio adecuados

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La experiencia de usuario: un factor clave 

El evento híbrido perfecto debe contar con la experiencia del usuario ideal, para conseguirlo se deberá cuidar la navegación y otra información relevante del evento, haciéndolo sencillo y fácil para el usuario. 

Para aquellas personas que asisten presencialmente al evento, será muy importante mantener a la marca representada, consiguiendo que los asistentes se sientan informados en todo momento, esto será posible con la creación de un Hall de bienvenida, donde se dispondrá de todas las herramientas necesarias para darle una mayor presencia a la marca. En el caso de los asistentes virtuales, estos deberán ser atendidos desde el primer momento, para mantener la conexión y comunicación con una plataforma de comunicación donde la atención es muy volátil. 

evento hibrido

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Las funciones de la plataforma según las fases del evento híbrido

Las plataformas de organización de eventos híbridos deben disponer de herramientas desde la primera fase de preparación del evento hasta la finalización de este. Los organizadores deben tener acceso a herramientas que faciliten su trabajo y les ayuden a tener el evento bajo control, gestionando las salas y manteniendo a los asistentes informados en todo momento. 

Fase de preparación del evento

En primer lugar, tenemos la fase de los preparativos, realizada antes del evento. En esta fase se diseña el evento teniendo en cuenta los objetivos marcados, aunque también hay que tener muy presente el presupuesto. Las herramientas para conectar las diferentes audiencias serán esenciales en esta fase de preparación del evento, sirviendo como guía para determinar diversos factores como la promoción, plataformas, etc.

Fase de ejecución del evento

En la fase de puesta en escena, será imprescindible asegurarse de que el evento está al tanto de los posibles imprevistos que puedan surgir y tener soluciones para los problemas que se presenten. A su vez, se tendrá que fijar especial atención en los asistentes que participarán online, se deberá mantener las comunicaciones constantes asegurando una atención bidireccional. Para ello será necesario el uso de herramientas de comunicación directa con los asistentes, como puede ser a través de notificaciones push. 

La segmentación de la audiencia será otra herramienta importante que servirá para organizar el evento, al igual que las herramientas de gamificación que permiten impulsar la interacción de la audiencia durante el evento. El desarrollo de herramientas que logren aumentar la participación e integración con los ponentes del evento, serán esenciales para obtener feedback por parte de los asistentes. 

Fase de evaluación después del evento

Por último: la fase de evaluación, que tendrá lugar una vez terminado el evento. Las acciones de análisis que se realicen tras el evento son muy importantes, ya que implican un aumento en la efectividad de este, lo que se traduce en mayores beneficios. 

Las herramientas de métricas exhaustivas aportarán datos relevantes sobre la efectividad del evento y así se podrán medir hasta cuánto se han podido cumplir los objetivos fijados previamente para el evento. Es importante recoger aquellas dudas, inquietudes o necesidades que han surgido durante el evento, lo que permitirá ayudar a los usuarios y a sus experiencias posteriores.  

Conclusión

Los eventos híbridos han llegado para quedarse, aportando cambios muy relevantes a los procesos de comunicación entre las marcas y los usuarios. Los eventos híbridos recogen lo mejor de la presencialidad y las posibilidades digitales, ofreciendo ambas a los asistentes. Puede implicar más trabajo, pero en realidad los beneficios de organizar un evento híbrido se reflejan en los resultados y lo hacen más efectivo.  

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