Eventos híbridos: ¿Qué son?

¿Qué entendemos por evento híbrido?

Un evento híbrido es aquel que se lleva a cabo en un lugar físico, pero con un aforo de personas limitado, en este evento se unen lo online y lo offline ya que también asisten personas de manera telemática. Recientemente este canal ha ganado mucha notoriedad y relevancia, la tecnología se ha incorporado de manera casi completa en las reuniones y en la vida laboral de muchas personas, lo que ha posibilitado un gran desarrollo en los eventos híbridos.

Actualmente existen diferentes empresas organizadoras de eventos híbridos que han aprovechado el potencial de esta nueva alternativa, ya que ofrece un contenido más dinámico y de gran calidad. Los eventos híbridos ofrecen la opción de interactuar con los usuarios que se encuentran en remoto, dándoles la oportunidad de vivir la misma experiencia que aquellos que asistan de manera física.

7 Beneficios de los eventos híbridos

Debido a la pandemia, se han impulsado nuevas alternativas para la comunicación que tratan de acercar a los usuarios a técnicas cómodas y lo más similares posibles a las que se usaban antes del Covid-19.

La más significativa han sido los eventos híbridos, los cuales aportan multitud de beneficios como:

1. Reducción de los costes tanto para organizadores como para asistentes.
2. Gran facilidad para multiplicar la audiencia del evento. Muchas personas prefieren asistir a las reuniones de manera online en vez de presencial, por lo que es una gran ventaja que existan los modelos híbridos.
3. Aumento en la seguridad y comodidad del asistente. Se reduce la posibilidad de contagios ya que el número de personas que asisten presencialmente es menor
4. Mayor accesibilidad a la información. Ya que se tendrá toda la información al alcance, la vida útil del evento se alargará y será más accesible para todos los invitados a él.
5. Evolución. Debido a que es una tendencia de moda y muy utilizada, el organizador que decida realizar un evento híbrido se posicionará dentro de las últimas novedades en tecnología.
6. Las analíticas y los datos son más precisos, lo que permitirá llegar a conclusiones más exactas sobre el evento y los asistentes
7. Mayor feedback por parte de los asistentes. El modelo híbrido ayuda al crecimiento de las comunidades online ya que se recopilan los datos más importantes antes, durante y tras el evento.

¿Cómo lograr la conexión entre los que están físicamente y los que están conectados?

La tecnología es una herramienta de gran utilidad ya que es omnipresente y permite una conexión global. En los eventos híbridos es necesario mantener al usuario online lo más involucrado posible para no perderlo, se debe mejorar su experiencia y proporcionarle un papel en el evento al igual que información relevante.

La clave para conseguir engagement de parte de los asistentes virtuales del evento se basa en los contenidos que se les ofrecen, estos deben ser de gran calidad y que sean capaces de generar sinergias.

El elemento de la bidireccionalidad en la parte virtual del evento es esencial para no perder al asistente online, la interactividad entre el organizador y el asistente debe cuidarse al igual que la generada entre diferentes asistentes del evento, ya que son ellos los que fomentan la participación.

¿Qué necesitas para organizar un evento híbrido?

Este nuevo modelo de evento necesita una atención diferente ya que se suma la parte digital, de la cual se debe tener especial cuidado ya que si falla gran parte de la audiencia podría verse afectada.

Este tipo de eventos aportan una disponibilidad generalizada además de gran comodidad entre los asistentes, ya que estos podrán formar parte del evento desde el dispositivo que más les guste o que más cómodo les resulte, ya sea desde el móvil, ordenador o Tablet, cualquier persona podrá participar en el evento híbrido.

A parte del material convencional como son las cámaras, micrófonos y personal capacitado para su manipulación, se debe sumar la magnitud digital. Por lo que será necesario unas condiciones técnicas óptimas como una buena conexión Wi-Fi para asegurar una buena grabación y retransmisión del evento, a la vez que será de gran importancia disponer de una plataforma de confianza que se encargue de transmitir el evento híbrido.

¿Cómo organizar un evento híbrido?

Un evento híbrido debe seguir unos pasos para asegurar su adecuada ejecución y éxito.

En primer lugar, es de gran importancia definir los objetivos del evento, ya que todo lo que se elabore después será en base a los objetivos fijados. Se debe definir la forma en la que se medirá el éxito del evento, por lo que las técnicas utilizadas deben ir en concordancia con los objetivos ya marcados.

Para organizar un evento híbrido es necesario conocer al público o usuarios que asistirán, se deberá adaptar el evento en base a los asistentes para conseguir el mayor impacto positivo en ellos, el problema estará en cuánta heterogeneidad haya entre los usuarios.

Por último, el presupuesto que se debe fijar para el evento tiene que estructurarse en base a los gastos que conlleva, los costes suelen ser inferiores comparados con otro tipo de eventos. El gasto suele ir dirigido sobre todo a factores como son la producción, contenidos, conexión a internet y las plataformas de eventos virtuales. Si necesitas ayuda para organizar un evento híbrido no dudes en contactar con nosotros para asesorarte, guiarte durante el proceso y ayudarte a crear una experiencia diferente.