Los eventos híbridos y virtuales permiten a los event managers acceder a un mayor número de personas y tienen grandes oportunidades de patrocinio, todo ello a un coste reducido.
Un evento híbrido bien organizado puede generar un alto grado de compromiso y un gran alcance al tiempo que reduce las barreras físicas y económicas. Maximizar el impacto de los eventos híbridos requiere una planificación minuciosa para el éxito.
En este artículo revisaremos cada etapa del proceso de la organización de un evento híbrido y la forma de ponerlo todo en común para obtener grandes resultados.
¿Qué es un evento híbrido?
Un evento híbrido combina experiencias presenciales y virtuales para crear un espacio acogedor y un diálogo interactivo para todos los asistentes, independientemente de si se unen y participan en persona o online.
Los asistentes presenciales y virtuales pueden interactuar con los presentadores, los patrocinadores y con el resto de compañeros que forman la comunidad del evento. La lista de participantes es otro elemento clave puesto que se divide en los 2 tipos de público y se deberá gestionar con precisión para obtener resultados reales.
Otro elemento súper importante son los contenidos. que deberán estar presentes tanto presencialmente como en la plataforma online.
Determinar los objetivos estratégicos
Al igual que cualquier otra inversión, lo ideal es definir de antemano un objetivo, o un impacto comercial, para valorar los esfuerzos.
Los resultados y objetivos empresariales de los eventos híbridos suelen ser:
- Aumentar el conocimiento de marca.
- Generar clientes potenciales.
- Impulsar las ventas.
- Aumentar el impacto en medios de comunicación.
Identificar los indicadores clave de rendimiento o Key Performance Indicator (KPI)
Podemos supervisar gran número de datos de participación y comportamiento, entre ellos:
- Número de inscripciones.
- Número de asistentes.
- Tráfico web.
- Menciones y seguidores en las redes sociales.
- Clientes potenciales.
- Qué momentos del evento han tenido más éxito, etc.
Son tantos los datos que podemos obtener que deberemos evaluar previamente qué métricas serán las más importantes para nosotros.
Definir el público
- Saber a quién va dirigido el evento. saber cuál es nuestro público objetivo y generar diferentes perfiles de usuario en base a ello.
- Entender por qué estarán interesados. Al fin y al cabo, cada decisión que tomemos debe centrarse en crear valor para los asistentes: los ponentes que seleccionemos, los patrocinadores, el contenido y la programación que escojamos y los entornos o experiencias virtuales/ presenciales que creemos.
La audiencia
En este formato de eventos hay dos tipos de públicos; público presencial, del cual es importante saber cuántos participantes pueden acudir al evento, cuántas entradas se han realizado y saber la capacidad del espacio. Por otro lado está el público virtual, que ayuda a ampliar el alcance y la asistencia general del evento.
Determinar el presupuesto
- Establecer un presupuesto estimado. Un presupuesto preliminar te proporcionará los parámetros iniciales y te ayudará a identificar todos los gastos que conlleva la producción. El primer paso es añadir las partidas y los costes previstos en una hoja de cálculo, y asegurarse de dejar un margen de maniobra para cualquier coste extra.
- Actualizar el presupuesto a medida que avanza la producción. Ajustar cada partida de gasto asociada al presupuesto a medida que dispongas de más detalles. De este modo, podremos saber el gasto total del evento en relación con el presupuesto inicial.
Elija una plataforma de gestión de eventos all in one
Organizar un evento híbrido con éxito significa elegir la tecnología adecuada. Para ello hay que hacerse muchas preguntas, una de ellas es con qué plataforma de gestión de eventos trabajaremos.
Es fundamental saber cuántos asistentes pueden acceder a la plataforma, la cantidad de participantes que pueden asistir al evento. Estudiar si la plataforma te facilita la incorporación de múltiples espacios virtuales como sesiones simultáneas, reuniones programadas o hall de bienvenida.
Otro factor importante es la interacción. Debes valorar qué características interactivas ofrece: un chat para recibir feedback de los participantes, votaciones en directo y encuestas, entre otros.
Es importante que la plataforma permita la inscripción anticipada ya que facilita el acceso al asistente. También debes saber qué tipo de integración ofrece con los diferentes players de streaming.
Investiga si ofrece integración con otras plataformas para realizar encuestas o dinámicas de gamificación, entre otros.
Por último, si estás buscando un espacio para tu evento, Ubelong es la plataforma all in one versátil y sencilla con la que tus asistentes podrán disfrutar de una experiencia plena.
Estudiar si la plataforma ofrece este gran abanico de funcionalidades nos dará tiempo para familiarizarnos con ella, configurar todo el contenido del evento y realizar pruebas de todo en vivo.
Patrocinadores
Hay que determinar un plan de patrocinio. Estas acciones deberán tener un espacio tanto para las experiencias presenciales como las virtuales.
Elaborar un kit de patrocinio, o prospecto, y los materiales de divulgación de los patrocinadores para describir el valor, o los resultados comerciales, que sus patrocinadores pueden esperar a recibir al participar.
A partir de ahí, se puede crear un contrato de patrocinio con los términos y condiciones acordados por el equipo. Para ello hay que obtener las firmas y asegúrese de que las expectativas están alineadas por escrito para todas las partes.
Promoción
- Crear un plan de adquisición de público o de marketing. Considerar los canales que utilizarás para la promoción del evento como son el correo electrónico, las redes sociales, anuncios de pago o el marketing de influencers, entre otros.
- Lanza tu plan. Asegúrate de incluir una CTA (call to action) que conduzca a tu audiencia a la plataforma o sitio web del evento con registro incorporado e integrado, para que puedas capitalizar el interés desde el primer momento.
Después del evento
Al finalizar el evento debes recuperar la lista de métricas y analizarla. ¿Cómo?
- Medir el éxito respecto a los objetivos y KPIs analizando la tasa de asistencia al evento y la puntuación NPS, de esta forma sabremos la satisfacción que ha tenido nuestro cliente durante el evento, el desglose demográfico, el ROI y cualquier otro KPI cuantitativo que hayas establecido antes del evento.
- Organizar una reunión con el equipo para discutir los aprendizajes y las conclusiones del evento y optimizar procesos de cara al futuro.
- Compartir los datos y la información de los clientes potenciales con los equipos de marketing y ventas para realizar un seguimiento relevante y personalizado.
- Hacer un seguimiento de las conversiones, los ingresos u otros resultados clave de los asistentes convertidos en clientes después del evento.
Para terminar, si estás pensando organizar un evento híbrido ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros Event Tech Specialists te ayudará a crear la mejor experiencia híbrida para tu público.
